Thông Báo Sử Dụng Sổ BHXH Điện Tử

BHXH TP.HCM Hướng Dẫn Cấp Và Sử Dụng Sổ BHXH Bản Điện Tử Mới Nhất

Theo Thông báo 8362/TB-BHXH do Bảo hiểm xã hội (BHXH) TP. Hồ Chí Minh ban hành ngày 05/10/2026, cơ quan BHXH chính thức triển khai hướng dẫn chi tiết về việc nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử theo Quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN ban hành kèm Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026.

Đây là bước chuyển đổi số quan trọng nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và tối ưu hóa quyền lợi cho người lao động. Tư Vấn Thuế T&M tổng hợp các nội dung chính đáng chú ý mà doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ.

1. Kênh Nhận Và Sử Dụng Sổ BHXH Điện Tử

Người tham gia BHXH có thể linh hoạt truy cập, khai thác và sử dụng dữ liệu sổ BHXH bản điện tử qua 3 kênh chính:

• Ứng dụng VNeID: Tài khoản định danh điện tử mức độ 2.
• Ứng dụng VssID: Ứng dụng Bảo hiểm xã hội số.
• Hòm thư điện tử (Email): Địa chỉ email cá nhân đã đăng ký thành công với cơ quan BHXH.

Công dụng: Sổ BHXH điện tử dùng để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Thẻ BHYT bản điện tử được dùng khi khám, chữa bệnh và thanh toán chi phí khám chữa bệnh BHYT.

2. Trách Nhiệm Chuẩn Bị Thông Tin Của Đơn Vị Sử Dụng Lao Động

Để quá trình chuyển đổi diễn ra đồng bộ, các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý và tổ chức hỗ trợ cần thực hiện:

1. Hướng dẫn 100% người lao động: Cài đặt, đăng ký tài khoản trên ứng dụng VNeID (mức độ 2) và VssID.
2. Cập nhật địa chỉ email chính xác:
   • Trường hợp người lao động chưa có thông tin email trên hệ thống, đơn vị phải tổng hợp và gửi hồ sơ điện tử Mẫu 608 về cơ quan BHXH quản lý.
   • Thời gian gửi sổ về email sẽ được cơ quan BHXH thông báo sau khi đơn vị cập nhật đầy đủ dữ liệu.
3. Lưu ý quan trọng về Email:
   • Email nhận sổ phải là email thuộc sở hữu cá nhân của người lao động (không dùng email dùng chung của tổ chức/doanh nghiệp).
   • Người tham gia phải tự quản lý, bảo mật mật khẩu email để tránh rò rỉ dữ liệu hoặc bị trục lợi quỹ BHXH.
   • Trách nhiệm của doanh nghiệp: Nếu đơn vị cung cấp sai thông tin email làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động, đơn vị phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

3. Giá Trị Pháp Lý Và Trường Hợp Cấp Sổ BHXH Bản Điện Tử

• Giá trị pháp lý: Sổ BHXH bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương sổ BHXH giấy (theo Điều 27 Luật BHXH 2024 và Điều 5 Nghị định 164/2025/NĐ-CP), được sử dụng trong mọi giao dịch hành chính, giải quyết chế độ và chuyển quá trình đóng BHXH.
• Trường hợp được cấp: Cơ quan BHXH cấp sổ điện tử khi phát sinh:
  • Điều chỉnh thông tin cá nhân (họ tên, ngày tháng năm sinh,...).
  • Điều chỉnh nội dung ghi trên sổ, gộp sổ BHXH.
  • Xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN.
• Nguyên tắc duy nhất: Dữ liệu sổ điện tử được đưa vào kho dữ liệu điện tử và VssID. Mỗi mã số BHXH chỉ có 01 bản điện tử/tờ rời có hiệu lực duy nhất, đồng thời hệ thống sẽ tự động hủy hiệu lực sổ/tờ rời bản cũ. Cơ quan BHXH chỉ in sổ giấy khi người tham gia có yêu cầu cụ thể.

4. Quy Định Hồ Sơ Chuyển Tiếp Cho Doanh Nghiệp Và Người Lao Động

• Trường hợp đã được cấp sổ điện tử: Khi thực hiện thủ tục về thu - sổ, thẻ hay giải quyết các chế độ BHXH, BHTN, người lao động không cần nộp sổ BHXH hay tờ rời bản giấy cho cơ quan BHXH.
• Trường hợp chưa được cấp sổ điện tử: Người lao động đang tham gia hoặc bảo lưu thời gian đóng trước ngày 01/10/2026 chưa được cấp bản điện tử thì tiếp tục sử dụng sổ/tờ rời bản giấy hiện có để giao dịch.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong thủ tục cập nhật hồ sơ điện tử Mẫu 608 hay cần tư vấn các quy định BHXH - Thuế mới nhất, hãy liên hệ ngay với Tư Vấn Thuế T&M để được hỗ trợ trọn gói và chính xác nhất!